Menghindari kesalahan dalam ber-email tidak sulit. berikut ada contoh kebiasaan ber-email yang menggangu dan apa saja yang bisa anda perbuat untuk melakukan sebaliknya.
Subjek tidak jelas atau tidak ada
Buat si penerima supaya mudah mengetahui tentang apa e-mail anda.seperti kebanyakan orang pada umumnya, anda bisa merangkum e-mail yang datang berdasarkan tanggal,pengirim dan subjek.bukankah anda akan senang jika bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan hanya dari subjeknya?
Mengganti topik tanpa mengganti subjek
Misalkan anda akan mengirim e-mail ke rekan kerja tentang subjek 1. rekan kerja tersebut kemudian perlu mengirimkan e-mail tentang subjek 2 ke anda. namun, bukannya membuat e-mail baru dengan subjek "subjek 2", ia hanya membalas e-mail anda yang sebelumnya dan membahas subjek 2. dengan baris subjek tetap "subjek 1", mengganggu bukan? pada waktu anda mengirim e-mail pastikan subjeknya sesuai dengan subjek yang sebenarnya. jika anda melakukannya pada waktu membalas ke e-mail, ganti subjeknya sesuai dengan subjek yang sebenarnya.
Memasukkan beberapa subjek dalam satu e-mail bisa mengurangi pengiriman dan pada akhirnya mengurangi lalu lintas dan volume e-mail, namun si penerima bisa saja melewatkan satu atau beberapa topik tersebut. lebih baik membuat satu topik per e-mail.
Mengirim sebelum berpikir
Menjawab sebelum berpikir bisa menyebabkan masalah. pastikan bahwa anda memang bermaksud seperti apa yang ditulis. orang bisa salah mengartikan kata-kata anda. kalimat lelucon yang dikirim melalui e-mail kemungkinan disalah artikan lebih besar dibanding dengan yang dikatakan secara langsung. hati-hati juga atas reaksi dan respon yang terlalu cepat terhadap e-mail yang menyakitkan anda. alasan anda harus berpikir dulu sebelum mengirim adalah implikasi hukum. e-mail bisa dijadikan "temuan" oleh pengacara pihak yang sedang menuntut perusahaan anda.
Menjawab ke semua
Sebelum menekan reply to all, pastikan anda memang perlu melakukannya. apakah semua orang perlu melihat respon anda? apakah respon anda menguntungkan semua orang? atau apakah anda hanya mengirim respon pribadi atau membahas hal yang bersifat pribadi dengan si pengirim? pada situasi seperti itu lebih baik menekan reply. jika tidak argumen pribadi anda akan menjadi rahasia umum. hati-hati pada waktu menerima e-mail jika anda merupakan anggota suatu group,balasan anda akan dikirim ke semua orang pada group tersebut meskipun anda hanya menekan reply.
Tidak memberikan konteks balasan
Sepanjang itu tidak berlebihan, menyertakan teks e-mail yang asli pada balasan anda kirim bisa membantu si pengirim yang asli untuk memahami respon anda. jika balasan anda hanyalah "ya" atau "itu betul" maka akan sulit bagi si pengirim utnuk memahami jawaban anda. oleh karena itu lebih baik memberikan konteks jawaban anda dengan menyertakan pertanyaan yang asli.
Berdebat dengan pengirim
Misalkan si A mengirim e-mail yang mengutip pernyataan si B. si C menerima e-mail tersebut dan sangat tidak setuju dengan pernyataan si B. namun, pada waktu merespon ke si A, ia bukannya berargumen dengan si B tapi malah ke si A, jika anda adalah si C (penerima), pastikan anda bisa membedakkan pada waktu membalas.
Alamat penerima salah
Hati-hati pada waktu mengirim e-mail terutama jika software anda mempunyai fitur "pengisian otomatis" (seperti Outlook express) pada waktu anda mengetik nama penerima, software akan mengisikan nama tersebut untuk anda. jika salah dan tanpa sadar anda menekan send,anda akan mengirim ke alamat yang salah. jika pada buku alamat terdapat nama join dan jonasa misalnya, maka harus hati-hati. anda memang belum melakukan kesalahan, tetapi kemungkinan itu bisa terjadi.
Menampilkan alamat penerima yang tidak saling kenal
Pernakah anda menerima e-mail yang juga berisi banyak penerima yang lain? kepala e-mail yang berisi semua alamat penerima tersebut mungkin memakan setengah layar anda. selain menggangu,si pengirim mungkin telah melanggar privasi anda dengan mengungkap alamat e-mail anda ke semua penerima yang lain. jangan lakukan kesalahan yang sama. jika anda yakin setiap penerima sudah tahu alamat semua penerima lainnya, dan jika jumlah penerima relatif kecil silahkan cantumkan mereka. jika tidak simpan alamat untuk anda saja dan masukkan alamat si penerima di field blind carbon copy (BCC). si penerima tidak akan melihat orang lain yang menerima e-mail anda, sehingga menghemat tempat dan melindungi privasi setiap penerima.
Membalas dan meneruskan
Jika anda menulis tentang si A tapi mengirim hal tersebut ke si B pastikan anda juga bisa meneruskannya ke si B jangan balas ke si A saja.
0 comments:
Post a Comment